PRACTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO ADOPTADAS POR EL
CLUB HIPICO DE PUNTA ARENAS S.A.
AL 31 DE MARZO DE 2013
Adopción
Práctica
El NO
1. Del funcionamiento del Directorio
A. De la adecuada y oportuna información del directorio, acerca de los negocios y riesgos de la
sociedad, asi como de sus principales políticas, controles y procedimientos.
a) El directorio cuenta con un procedimiento/mecanismo para la inducción de cada nuevo
director, por medio del cual éste se informe respecto de la sociedad, sus negocios, riesgos,
políticas, procedimientos, principales criterios contables y del marco jurídico vigente más
relevante y aplicable a la sociedad y al directorio.
Explicación:
El director nuevo es informado en las primeras reuniones de directorio que participa sobre la situación de la empresa
empresa y sus negocios y de ser necesario el Gerente General se reune con el nuevo director y le informa al respecto
de la sociedad, lo negocios que se mantienen vigentes, riesgos, procedimientos habituales, principales criterios
contables que se aplican, marco juridico vigente más relevante aplicable a la sociedad y a sus directores. Dentro de estas
reuniones que se mantienen con el nuevo director también se le hace entrega de documentación social, tales como:
– Última Memoria Anual
– Copia Simple del último año de Actas de Directorio
– Últimos Informes de Auditoría Externa
– Documentación e Informes de negocios actualmente en estudio u otros de interés reciente de la sociedad.
b) El directorio cuenta con una política para la contratación de asesores especialistas en
materias contables, financieras y legales que, entre otros aspectos, contemple la
asignación de un presupueto especial y suficiente para estos efectos. Además, dicha
política es revisada anualmente, en función de las necesidades que para ellos se prevean.
Explicación:
El directorio contrata asesores especialistas en materias contables, financieras y legales según las necesidades de la
empresa, además es necesario mencionar que la Sociedad dentro del directorio cuenta con un Abogado el que siempre
analiza los pro y los contra desde un punto de vista legal. Cada año la JOA vota la elección de los auditores externos.
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Práctica
Adopción
El
NO
c) El directorio se reúne al menos semestralmente con la empresa de auditoría externa a
cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:
¡. El programa o plan anual de auditoría.
ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables,
sistemas administrativos y auditoría interna.
iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieren detectado y aquellas situaciones
irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos
fiscalizadores competentes.
iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa
de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o
a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
Con todo, se deberá explicar las materias que son analizadas en sesiones de directorio sin
la presencia de gerentes o ejecutivos principales.
Explicación:
El directorio, solo se reune con los auditores externos, cuando la ocasión lo amerita, habitualmente los auditores externos
se reunen con el gerente general, ahí evalúan y coordinan todas las actividades y resultados, los cuales son informados
en sesión de directorio. Se estudiara la factibilidad de realizar reuniones semestrales.
B. Del correcto funcionamiento del directorio y su continuidad ante la ausencia de uno o más de
sus miembros.
a) El directorio cuenta con un procedimiento establecido para detectar e implementar
eventuales mejoras en el funcionamiento del directorio en su conjunto y ese proceso es
realizado al menos una vez al año por una persona o entidad ajena a la sociedad.
Explicación:
El directorio no cuenta con un procedimiento establecido para detectar e implementar eventuales mejoras en el
funcionamiento del directorio en su conjunto.
El directorio de la Sociedad actualmente se rige por los Estatutos de la Sociedad, lo establecido en la Ley de 18.046
de Sociedades Anonimas y su Reglamento. Se estudiará la factibilidad de este procedimiento.
Se estudiará la factibilidad de este procedimiento.
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Adopción
Práctica
sI NO
b) El directorio ha establecido una política mediante la cual se propone a los directores el
tiempo mínimo mensual que, en su opinión, es deseable que cada director deba destinar
exclusivamente al cumplimiento de dicho rol en la sociedad, en atención a las
características particulares de ésta.
Con todo, se deberá indicar si esa política está o no a disposición de los accionistas y el
público general.
Explicación:
No existe un política de tiempo mínimo mensual dedicada al cumplimiento de rol de director en la sociedad, estando los
directores disponibles para la sociedad en todo momento, teniendo en consideración, avisarle con un tiempo de
anticipación prudente, para que puedan coordinar y de esta forma aportar en lo que se le requiera.
Se realizan reuniones de directorio períodicas con este fin.
c) El directorio cuenta con un mecanismo/procedimiento para mantener documentados de
manera adecuada, los fundamentos, elementos y demás información de la sociedad que se
hayan tenido en vista o se estén considerando para adoptar los diversos acuerdos del
directorio, a objeto de evitar que como consecuencia del reemplazo, incapacidad, ausencia
o renuncia de uno o más de sus miembros se afecte la normal y oportuna toma de
decisiones del mismo.
Explicación:
El directorio cuenta con un procedimiento para mantener documentada de manera adecuada, los fundamentos, los
elementos y demás información de la sociedad, a través del Libro de Acta de las Sesiones de Directorio, y los
documentos más relevantes revisados en las sesiones.
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Práctica
sI NO
C. Tratamiento por el directorio de los potenciales conflictos de interés que puedan surgir en el
ejercicio del cargo de director
a) El directorio se rige por un Código de Conducta que como mínimo. ¡) identifica las
principales situaciones que configuran un conflicto de interés; ii) describe el
procedimiento que debe seguir un director para declarar y resolver un conflicto de interés.
Dicho Código, se refiere al menos a situaciones que, a pesar de no estar específicamente
contenidas en la ley, de ser mal resueltas, podrían terminar afectando el interés social.
Con todo, se deberá indicar si ese Código de Conducta está o no a disposición de los
accionistas y el público en general.
Explicación:
No se contemplan situaciones que no esten establecidas en la Ley, por lo tanto para este punto el directorio cumple
estrictamente la Ley 18.046. Se estudiará su factibilidad.
D. Otras prácticas adoptadas por la sociedad, referidas a las materias de este numeral (No más de 5)
2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y el público en general
A. De la información que requieren los accionistas e inversionistas para la adecuada toma de
decisiones, y de los mecanismos que facilitan la participación de los accionistas en las juntas de
accionistas.
a) Para efectos del proceso de postulación y elección de directores el directorio cuenta
con una política y procedimiento a objeto que el gerente general elabore y ponga a
disposición de los accionistas, con al menos dos días de anticipación a la junta, un
documento que contenga la experiencia y perfil profesional de los candidatos a director
que, hasta ese momento, hayan provisto dicha información a la sociedad.
Explicación:
No existe en la sociedad postulación de candidatos. La Junta de Accionista elige soberanamente a aquellos que el día de
la votación se presentan a los cargos y se procede generalmente por aclamación. No se presenta el documento indicado
en esta letra.
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oe Adopción
Práctica P
El] NO
b) La sociedad cuenta con un mecanismo que permite la votación remota y participación x
en tiempo real de los accionistas en las juntas de accionistas.
Explicación:
La sociedad no posee un mecanismo de votación remota nia distancia. Se estuadiará la factibilidad de implementarlo a
medida que los accionistas lo soliciten, caso que no ha ocurrido a la fecha.
c) La sociedad cuenta con mecanismos electrónicos que permiten divulgar oportunamente
al mercado, en el transcurso de la junta de accionistas, los acuerdos que se adopten, asi Xx
como otros sucesos de relevancia que ocurran durante ésta.
Explicación:
Los acuerdos relevantes adoptados en la Junta de Accionistas no son publicados en el transcurso de la misma.
d) La sociedad cuenta con una persona, unidad o sistema cuyo objetivo principal es
responder de manera oportuna a las inquietudes que razonablemente manifiestan los
accionistas e inversionistas nacionales o extranjeros, respecto de la situación, marcha y
negocios públicamente conocidos en la entidad, indicándoles además dónde pueden
obtener la información que por ley puede ser provista a los accionistas y al público en
general.
Explicación:
La gerencia general responde oportuna y adecuadamente a las inquietudes que presentan los accionistas y de ser
necesario se deriva al area que corresponda. Además se cuenta con un formulario en la página web, en la cuál pueden
derivar las consultas de los accionistas o del público en general a la Sociedad.
e) El directorio cuenta con un procedimiento formal para analizar y evaluar la suficiencia,
oportunidad y pertinencia de las diversas revelaciones que la entidad realiza al mercado, a
objeto de mejorar permanentemente la información de la sociedad que se provee al público
en general.
Explicación:
No existe un procedimiento escrito para analizar y evaluar la suficiencia, oportunidad y pertinencia de las diversas
revelaciones que la entidad realiza al mercado, no obstante el directorio analiza y evalua en su oportunidad la información
que debe entregarse al público en general.
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Práctica P
El] NO
f) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas x
pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.
Explicación:
La empresa cuenta con una página web actualizada en la cual los accionistas pueden acceder a toda su información
pública, de manera sencilla y de fácil acceso.
B. Otras prácticas adoptadas por la sociedad, referidas a las materias de este numeral (No más de 5)
3. De la situación y compensación de ejecutivos principales
A. De los procedimientos de sucesión y de las políticas y planes de compensación de los
ejecutivos principales.
a) El directorio cuenta con un procedimiento para facilitar el adecuado funcionamiento de
la sociedad ante el reemplazo o pérdida del gerente general o de ejecutivos principales. Tal
procedimiento contempla políticas y mecanismos de selección de potenciales
reemplazantes y el adecuado traspaso de funciones e información del gerente o ejecutivo
principal a sus reemplazantes o al directorio.
Explicación:
La empresa evalua al personal y mantiene una carpeta para cada trabajador, sin embargo la sociedad no posee un
procedimiento para facilitar el reemplazo del gerente general o de ejecutivos principales, ni mecanismos de selección
de potenciales reemplazantes y el adecuado traspaso de funciones e información. Por el mínimo personal de la sociedad
no se justifica.
b) El directorio ha establecido directrices y procedimientos formales tendientes a prevenir
que las políticas de compensación e indemnización de los gerentes y ejecutivos
principales, generen incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos
que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales
ilicitos.
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Adopción
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Explicación:
No existe un procedimiento formal, pero el directorio por la transparencia necesaria en la actividad, vela por que los
gerentes y ejecutivos principales no tengan incentivos que puedan exponer a la sociedad a riesgos o a la comisión de
eventuales ilicitos.
B. Otras prácticas adoptadas por la sociedad, referidas a las materias de este numeral (No más de 5)
4, De la definición, implementación y supervisión de políticas y procedimientos de
control interno y gestión de riesgos en la empresa
A. De la administración adecuada de los riesgos inherentes a los negocios que realiza la entidad y
de la adopción de las medidas que correspondan a objeto que los riesgos finalmente asumidos
por la misma, se enmarquen dentro de las políticas definidas al efecto.
a) La sociedad cuenta con políticas y procedimientos formales para la administración de
sus riesgos, siendo el personal atingente, independiente del vinculo contractual que lo una
con la sociedad, debidamente informado y capacitado respecto de tales materias. Además,
dichas políticas y procedimientos son revisados periodicamente y actualizados, si
correspondiere.
Explicación:
No existe políticas y procedimientos formales para la administración del riesgo.
b) El directorio cuenta con un Comité o unidad que le reporte directamente, dedicado a
controlar que las políticas y procedimientos, referidos en la letra anterior, se cumplan y que
por ende, la exposición a los riesgos efectivamente asumidos, sea acorde a lo definido en
tales políticas.
Explicación:
No existe un comité de riesgo.
c) La sociedad cuenta con un procedimiento establecido y conocido por todo su personal,
cualquiera sea el vínculo contractual con ella, especialmente diseñado para la denuncia de
eventuales irregularidades o ilicitos. Que de garantías respecto de la confidencialidad de la
identidad del denunciante.
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Explicación:
La sociedad cuenta con un procedimiento establecido y conocido por todo su personal, el cual es una carta formal
como mecanismo para la denuncia de irregularidades.
d) El directorio ha implementado un Código de Conducta Ética, que define los principios
que guían el actuar de todo su personal, independiente del vinculo contractual con ella y
cuenta con procedimientos adecuados para capacitar a su personal respecto de tales
principios.
Explicación:
No existe un Código de Conducta Ética, que defina los principio que guían el actuar de todo su personal.
B. Otras prácticas adoptadas por la sociedad, referidas a las materias de este numeral (No más de 5)
5. Otras prácticas adoptadas por la sociedad, que no están referidas a las materias antes
señaladas (No más de 5)
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