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PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO
ADMINISTRADORA DE FONDOS DE PENSIONES PLANVITAL S.A.
JUNIO 2013
Adopción
sI | NO
Práctica
1. Del funcionamiento del Directorio
A. De la adecuada y oportuna información del directorio, acerca de los negocios y
riesgos de la sociedad, así como de sus principales políticas, controles y
procedimientos.
a) |El directorio cuenta con un procedimiento/mecanismo para la
inducción de cada nuevo director, por medio del cual éste se informe
respecto de la sociedad, sus negocios, riesgos, políticas, x
procedimientos, principales criterios contables y del marco jurídico
vigente más relevante y aplicable a la sociedad y al directorio.
Explicación.
Implementado a contar del 27 de junio de 2013. El Código de Gobierno Corporativo
establece un mecanismo para la inducción de las personas que por primera vez sean
elegidas directores de la Sociedad, consistente en la entrega al Director de la siguiente
información:
a) Presentación resumida del mercado en que se desenvuelve la Sociedad, su
posición relativa en la industria de Administradoras de Fondos de Pensiones, los
principales riesgos operacionales, financieros, políticos y económicos que la acechan,
y el resultado del último análisis “FODA” realizado por la Administración;
b) Copia de las presentaciones realizadas en la última reunión anual del Directorio y la
Gerencia;
c) Copia de la Memoria Anual de los 2 últimos ejercicios; y,
d) Copia de las sesiones del Directorio y de sus Comités, realizadas en los últimos 12
meses.
e) Resumen del marco jurídico aplicable a la Sociedad y el Directorio.
b) |El directorio cuenta con una política para la contratación de asesores
especialistas en materias contables, financieras y legales que, entre
otros aspectos, contemple la asignación de un presupuesto especial y
suficiente para estos efectos. Además, dicha política es revisada
anualmente, en función de las necesidades que para ello se prevean.
Explicación.
Implementado a contar del 27 de junio de 2013. El Código de Gobierno Corporativo de
la Sociedad, en lo pertinente, establece lo siguiente:
1. Al Directorio no le será aplicable otro límite presupuestario que el aquel que le fije la
junta de accionistas respectiva.
2. Se propenderá a que la junta ordinaria de accionistas faculte al Directorio para
contratar las asesorías que éste estime necesarias y le otorgue un presupuesto
suficiente para ello. El Directorio deberá informar y dar cuenta en la siguiente junta
ordinaria de accionistas, de las asesorías contratadas y gastos realizados por el
Directorio y sus Comités.
3. Las asesorías y estudios que el Directorio o algún Comité encomiende, se
realizarán con cargo a un presupuesto especial, que contará con una cuenta contable
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específica en la que se registren dichos movimientos.
4. El Comité de Auditoría llevará el control de los gastos del Directorio y sus Comités,
debiendo dar cuenta semestralmente al Directorio, sin perjuicio de la información que
éste debe proporcionar a la junta de accionistas, de conformidad con la Ley.
c) [El directorio se reúne al menos semestralmente con la empresa de
auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros
para analizar:
i. El programa o plan anual de auditoría.
ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de
prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieren detectado y
aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser
comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes. x
iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación
con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de
otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo
empresarial, como por otras situaciones.
Con todo, se deberá explicar las materias que son analizadas en
sesiones de directorio sin la presencia de gerentes o ejecutivos
principales.
Explicación
Implementado a contar del 27 de junio de 2013, mediante la aprobación del Código de
Gobierno Corporativo de la Sociedad, que en lo pertinente, establece lo siguiente:
El Directorio se reunirá a lo menos semestralmente con la empresa auditora externa a
cargo de la auditoría de los Estados Financieros del ejercicio en curso, para tratar,
entre otras, las siguientes materias:
a) El programa o plan anual de auditoría;
b) Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto a prácticas
contables, sistemas administrativos y auditoría interna;
c) Eventuales deficiencias graves que se hubieren detectado y aquellas
situaciones irregulares que, por su naturaleza, deban ser comunicadas
a los organismos fiscalizadores competentes;
d) Los resultados del programa anual de auditoría; y,
e) Los posibles conflicios de interés y vínculos que afecten su
independencia, que puedan existir en relación con la empresa de
auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la
sociedad o a las empresas de su giro empresarial, como por otras
situaciones.
El Directorio podrá decidir que la sesión se realice sin la presencia del gerente general
y/o ejecutivos principales.
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B. Del correcto funcionamiento del directorio y su continuidad ante la ausencia de
uno o más de sus miembros.
a) |El directorio cuenta con un procedimiento establecido para detectar e
implementar eventuales mejoras en el funcionamiento del directorio en
su conjunto y ese proceso es realizado al menos una vez al año por x
una persona o entidad ajena a la sociedad.
Explicación.
El Workshop anual que realiza el Directorio con los principales ejecutivos es una
instancia que pretende detectar oportunidades de mejoras en toda la organización,
incluido el directorio.
Adicionalmente, en el Código de Gobierno Corporativo aprobado el día 27 de junio de
2013, en lo pertinente, se estableció lo siguiente:
El Directorio se reunirá a lo menos una vez al año, en sesión privada y sin la
participación del Gerente General, para tratar, a lo menos, las siguientes materias:
a) Revisar y evaluar la labor desempeñada por el Directorio, sus Comités, y los
directores que los componen. El Directorio deberá contar con un proceso de
evaluación formal que permita identificar eventuales mejoras en el
funcionamiento de éste órgano en su conjunto, el que será realizado por un
tercero ajeno a la Sociedad;
b) Revisar y evaluar el desempeño del Gerente General;
c) Revisar y evaluar la estructura de sucesión del Gerente General y de los
principales ejecutivos, ante el reemplazo o pérdida de alguno de ellos; y,
d) Revisar y evaluar la estructura de remuneraciones y compensaciones de la
gerencia y ejecutivos principales. El Directorio deberá velar por que los
incentivos que se otorguen a los ejecutivos no expongan a la Sociedad a
riesgos que no estén acorde a las leyes, las normas y a las políticas y
directrices establecidas en este Código, y en las Políticas y Manuales
vigentes.
b) |El directorio ha establecido una política mediante la cual se propone a
los directores el tiempo mínimo mensual que, en su opinión, es
deseable que cada director deba destinar exclusivamente al
cumplimiento de dicho rol en la sociedad, en atención a las
características particulares de ésta.
Con todo, se deberá indicar si esa política está o no a disposición de
los accionistas y el público en general.
Explicación
Implementado a contar del 27 de junio de 2013, mediante la aprobación del Código de
Gobierno Corporativo de la Sociedad, que en lo pertinente, establece que los
miembros del Directorio deben destinar un mínimo de 8 horas mensuales a las
funciones que le corresponden en el Directorio y los Comités en que cada uno
participe. El referido código se encuentra publicado en la página web de la Sociedad.
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c) |El directorio cuenta con un mecanismo/procedimiento para mantener
documentados de manera adecuada, los fundamentos, elementos y
demás información de la sociedad que se hayan tenido en vista o se
estén considerando para adoptar los diversos acuerdos del directorio,
a objeto de evitar que como consecuencia del reemplazo, incapacidad, x
ausencia o renuncia de uno o más de sus miembros, se afecte la
normal y oportuna toma de decisiones del mismo.
Explicación
Todas las presentaciones conocidas por el Directorio son archivadas por el Secretario,
y ello consta en las actas que se levantan de cada sesión.
Consistente con lo anterior, el Código de Gobierno Corporativo de la Sociedad
establece que todas las presentaciones, documentos e informes que la gerencia
entregue a los Directores en las sesiones legalmente constituidas, se archivarán por el
Secretario en medios físicos o magnéticos que, razonablemente, otorguen seguridad
de su fidelidad e integridad.
C. Tratamiento por el directorio de los potenciales conflictos de interés que puedan
surgir en el ejercicio del cargo de director.
a) |El directorio se rige por un Código de Conducta que como mínimo:
i) identifica las principales situaciones que configuran un conflicto de
interés; y ¡i) describe el procedimiento que debe seguir un director
para declarar y resolver un potencial conflicto de interés.
Dicho Código, se refiere al menos a situaciones que, a pesar de no
estar específicamente contenidas en la ley, de ser mal resueltas, Xx
podrían terminar afectando el interés social.
Con todo, se deberá indicar si ese Código de Conducta está o no a
disposición de los accionistas y el público en general.
Explicación.
Existe una Política de Solución de Conflictos de Interés, Manual de Manejo de
Información de Interés para el Mercado, un Manual de Gestión de Conflictos de Interés
y un Código de Etica, todos documentos que abordan las situaciones de conflictos de
interés, establecen mecanismos para solucionarlos, y son aplicables a toda la
organización, incluido el Directorio.
Los citados documentos son puestos a disposición del público mediante su publicación
el sitio web de la Sociedad.
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D. Otras prácticas adoptadas por la sociedad, referidas a las materias de este
numeral.
a) La Sociedad ha establecido como materia de competencia exclusiva del Directorio, la
aprobación de las políticas y/o manuales generales de la Sociedad, relativos a:
Gestión de Riesgos; Inversiones; Solución de Conflictos de Interés; Prevención de
Delitos de las leyes N* 20.393 y 19.913; Manejo de Información de Interés para el
Mercado; y, Externalización de Funciones, Actividades o Servicios.
b) |El Directorio ha establecido un Comité de Auditoría y un Comité de Riesgo, ambos
compuestos por 4 directores.
(i) Las funciones del Comité de Auditoría son las siguientes:
a. Aprobar y monitorear el Plan Anual de Auditoría Interna;
b. Conocer y monitorear los informes de Auditoría Interna de las
materias relevantes no contempladas en su plan anual;
c. Presentar al Directorio una terna con las empresas de Auditores
Externos que éste recomiende para la propuesta que éste último
deba realizar a la Junta Ordinaria de Accionistas, teniendo en
consideración para ello la independencia, trayectoria, prestigio y
conocimiento específico del sistema de AFP, de cada una de las
empresas propuestas;
d. Solicitar a Auditoría Interna la realización de investigaciones e
informes especiales en las materias que sean de su interés; y,
e. Aquellas otras funciones que tengan relación con labores de
auditoría al interior de la Sociedad.
(i) Las funciones del Comité de Riesgo son las siguientes:
a. Revisar y recomendar al Directorio eventuales modificaciones al
Manual de Políticas y Procedimientos de Gestión de Riesgos de la
Compañía;
b. Supervisar el grado de difusión y ejecución de la Cultura de Riesgo
de la Sociedad;
c. Fiscalizar la ejecución y cumplimiento de las políticas y
procedimientos de la administración de riesgo, del código de ética y
deberes fiduciarios de la compañía y sus empleados; y,
d. Solicitar a la Gerencia General la realización de informes en las
materias que sean de su interés.
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c) |La Directorio ha establecido el cargo de Contralor General, ejecutivo dependiente del
Directorio e independiente de la Gerencia General, responsable de la dirección del
área de Auditoría Interna, de mantener informado al Directorio de la suficiencia y
estado de cumplimiento de las políticas, planes y procedimientos de la Compañía, y,
de la proposición de las medidas correctivas para el logro de los objetivos propuestos
por el Directorio. El Contralor General es responsable de mantener informado al
Directorio y/o al Comité de Auditoría del cumplimiento legal, normativo y auto-
regulatorio de la Sociedad.
d) |El Directorio se reúne a lo menos una vez al año, en reunión de trabajo y sin forma de
sesión, con los principales ejecutivos de la Sociedad, para tratar las materias de
importancia de la Sociedad, en especial, las siguientes:
a) Revisar, evaluar y aprobar el plan estratégico de la Sociedad;
) Revisar y evaluar el grado de cumplimiento de las metas de la gestión;
) Informarse de las necesidades y desafíos de la gerencia;
) Revisar los principales riesgos operacionales, financieros, políticos y
económicos que afectan a la Sociedad; y,
e) Realizar el análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas de la Sociedad.
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2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y el público en general.
A. De la información que requieren los accionistas e inversionistas para la adecuada
toma de decisiones, y de los mecanismos que facilitan la participación de los
accionistas en las juntas de accionistas.
a) ¡Para efectos del proceso de postulación y elección de directores, el
directorio cuenta con una política y procedimiento a objeto que el
gerente general elabore y ponga a disposición de los accionistas, con
al menos dos días de anticipación a la junta, un documento que
contenga la experiencia y perfil profesional de los candidatos a director
que, hasta ese momento, hayan provisto dicha información a la
sociedad.
Explicación
Implementado a contar del 27 de junio de 2013, mediante la aprobación del Código de
Gobierno Corporativo de la Sociedad, que en lo pertinente, establece lo siguiente:
Con a lo menos dos días de anticipación a la junta de accionistas en que se procederá
a elección del Directorio, el Gerente General deberá publicar en el sitio web de la
Sociedad (i) la nómina de candidatos a director y sus respectivos suplentes; (ii) los
accionistas que los han propuesto; (iii) el currículum vitae de cada uno de ellos; y, (iv)
las declaraciones juradas a que se refiere el Título IX del Libro IV del Compendio de
Normas de la Superintendencia de Pensiones.
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b) | La entidad cuenta con un mecanismo que permite la votación remota y
participación en tiempo real de los accionistas en las juntas de
accionistas.
Explicación
No existe el sistema ni se ha estimado necesario atendida la composición de la
estructura de propiedad de la Sociedad.
No obstante, el Código de Gobierno Corporativo establece que la Sociedad podrá
facilitar la participación por vía remota y en tiempo real de los accionistas en las juntas,
en conformidad a las normas que imparta la Superintendencia de Valores y Seguros.
c) | La entidad cuenta con mecanismos electrónicos que permiten divulgar
oportunamente al mercado, en el transcurso de la junta de accionistas,
los acuerdos que se adopten, así como otros sucesos de relevancia
que ocurran durante esta.
Explicación
Implementado a contar del 27 de junio de 2013, mediante la aprobación del Código de
Gobierno Corporativo de la Sociedad, que en lo pertinente, establece lo siguiente:
La Sociedad publicará en el más breve plazo posible, en su sitio web u otra plataforma
electrónica, la información relevante y los acuerdos que se adopten durante la
celebración de la junta de accionistas
d) ¡La sociedad cuenta con una persona, unidad o sistema, cuyo objetivo
principal es responder de manera oportuna a las inquietudes que
razonablemente manifiesten los accionistas e inversionistas
nacionales o extranjeros, respecto de la situación, marcha y negocios
públicamente conocidos de la entidad, indicándoles además donde
pueden obtener la información que por ley puede ser provista a los
accionistas y al público en general.
Explicación
La Fiscalía de la Sociedad es la unidad encargada del Registro de Accionistas y de la
relación de con los señores accionistas.
A mayor abundamiento, el Código de Gobierno Corporativo de la Sociedad dispone
que la Fiscalía de la Sociedad es la unidad encargada de la relación con los
accionistas, de la mantención del Registro de Accionistas y del envío de la información
que la Ley y las normas de la Superintendencia de Valores y Seguros disponen para
las sociedades anónimas abiertas. En cumplimiento de dichas funciones, Fiscalía
debe responder de manera oportuna a las inquietudes que razonablemente
manifiesten accionistas e inversionistas nacionales o extranjeros, respecto de la
situación, marcha y negocios públicamente conocidos de la sociedad, indicándoles,
además, dónde pueden obtener la información que por ley debe ser provista a los
accionistas y al público en general.
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e) |El directorio cuenta con un procedimiento formal para analizar y
evaluar la suficiencia, oportunidad y pertinencia de las diversas
revelaciones que la entidad realiza al mercado, a objeto de mejorar
permanentemente la información de la sociedad que se provee al x
público en general.
Explicación
Implementado a contar del 27 de junio de 2013, mediante la aprobación del Código de
Gobierno Corporativo, que en lo pertinente establece que la Sociedad mantendrá en el
sitio web www.planvital.cl, toda la información que sea remitida en carácter de hecho
esencial a la Superintendencia de Valores y Seguros, así como toda otra información
que, por disposición de la Ley o de dicha autoridad, deba ponerse a disposición del
público general.
Adicionalmente, establece que el Directorio deberá evaluar la suficiencia, oportunidad
y pertinencia del Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado, y la
información proporcionada al mercado en su mérito, con una periodicidad a lo menos
anual.
f) [La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la
cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de] y
manera sencilla y de fácil acceso.
Explicación
La sociedad mantiene una página web actualizada, en la que se publica la información
pública de la misma.
Adicionalmente, el Código de Gobierno Corporativo, dispone que la Sociedad
mantendrá en el sitio web www.planvital.cl, un apartado especial con toda su
información relevante que sea de interés del accionista.
B. Otras prácticas adoptadas por la sociedad, referidas a las materias de este
numeral.
a) ¡La Sociedad ha establecido la obligación de publicar en el sitio web, conjuntamente
con la publicación del aviso de convocatoria a junta de accionistas, información de las
materias que serán sometidas a consideración de la junta respectiva.
b) [La Sociedad publica en su sitio web, todas la comunicaciones enviadas a la
Superintendencia de Valores y Seguros en carácter de Hecho Esencial o de
Información de Interés.
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3. De la sustitución, retención y compensación de ejecutivos principales
a) |El directorio cuenta con un procedimiento para facilitar el adecuado
funcionamiento de la sociedad ante el reemplazo o pérdida del gerente
general o de ejecutivos principales. Tal procedimiento contempla
políticas y mecanismos de selección de potenciales reemplazantes y x
el adecuado traspaso de funciones de información del gerente o
ejecutivo principal a sus reemplazantes o al directorio.
Explicación
Se ha establecido un orden de subrogancia del Gerente General que asegura la
continuidad del cargo ante la falta o ausencia de éste.
Adicionalmente, el Código de Gobierno Corporativo dispone que el Directorio debe
establecer una estructura general de apoderados con facultades de representación de
la Sociedad y de los Fondos de Pensiones que administra, teniendo en consideración
la continuidad operacional ante la falta o ausencia de uno o más apoderados.
El Directorio revisará, a lo menos una vez al año, la estructura y miembros de la
gerencia, a objeto de asegurar continuidad de las operaciones ante pérdida o
reemplazo del Gerente General y/o de los ejecutivos principales.
El Directorio revisará, a lo menos una vez al año, la estructura de remuneraciones y
planes de compensación del Gerente General y/o de los ejecutivos principales, con el
fin de asegurar la continuidad operacional de la Compañía, y ofrecer condiciones
atractivas de desempeño profesional a quienes, por sus competencias, son un aporte
a la generación de valor de la empresa.
b) |El directorio ha establecido directrices y procedimientos formales
tendientes a prevenir que las políticas de compensación e
indemnización de los gerentes y ejecutivos principales, generen
incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos x
que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la
comisión de eventuales ilícitos.
Explicación
Implementado a contar del 27 de junio de 2013, mediante la aprobación del Código de
Gobierno Corporativo, que en lo pertinente establece que el Directorio deberá revisar y
evaluar la estructura de remuneraciones y compensaciones de la gerencia y ejecutivos
principales. El Directorio deberá velar por que los incentivos que se otorguen a los
ejecutivos no expongan a la Sociedad a riesgos que no estén acorde a las leyes, las
normas y a las políticas y directrices establecidas en este Código, y en las Políticas y
Manuales vigentes.
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4. De la definición, implementación y supervisión de políticas y procedimientos de
control interno y gestión de riesgos en la empresa
A. De la administración adecuada de los riesgos inherentes a los negocios que
realiza la entidad y de la adopción de las medidas que correspondan a objeto que
los riesgos finalmente asumidos por la misma, se enmarquen dentro de las políticas
definidas al efecto.
a) ¡La sociedad cuenta con políticas y procedimientos formales para la
administración de sus riesgos, siendo el personal atingente,
independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad,
debidamente informado y capacitado respecto de tales materias. x
Además, dichas políticas y procedimientos son revisados
periódicamente y actualizados, si correspondiere.
Explicación
El Directorio ha establecido un completo sistema de gestión de riesgo en la Sociedad,
que se vincula con el Directorio a través de su Comité de Riesgo. La administradora
cuenta con Políticas de Gestión de Riesgos, Matrices de Riesgo, una Gerencia de
Riesgo, y ha destinado gran cantidad de recursos a la materia.
b) |El directorio cuenta con un Comité o unidad que le reporte
directamente, dedicado a controlar que las políticas y procedimientos,
referidos en la letra anterior, se cumplan y que por ende, la exposición
a los riesgos efectivamente asumidos, sea acorde a lo definido en
tales políticas.
Explicación
El Directorio es informado de la gestión de Riesgo a través del Comité de Riesgo,
compuesto por 4 directores, y sesiona en forma mensual.
Las funciones del Comité de Riesgo son las siguientes:
a. Revisar y recomendar al Directorio eventuales modificaciones al Manual de
Políticas y Procedimientos de Gestión de Riesgos de la Compañía;
b. Supervisar el grado de difusión y ejecución de la Cultura de Riesgo de la
Sociedad;
c. Fiscalizar la ejecución y cumplimiento de las políticas y procedimientos de la
administración de riesgo, del código de ética y deberes fiduciarios de la compañía
y sus empleados; y,
d. Solicitar a la Gerencia General la realización de informes en las materias que
sean de su interés.
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c) ¡La sociedad cuenta con un procedimiento establecido y conocido por
todo su personal, cualquiera sea el vínculo contractual con ella,
especialmente diseñado para la denuncia de eventuales
irregularidades O ilícitos, que dé garantías respecto de la
confidencialidad de la identidad del denunciante.
Explicación La sociedad ha diseñado un Modelo de Prevención de Delitos, que
satisface el requerimiento indicado en la Ley N”20.393, y se encuentra certificado en
los términos descritos en aquella norma, dando absoluto cumplimiento al contenido
exigido en su artículo 4” y a los deberes de dirección y supervisión contemplados en
su artículo 3%
Adicionalmente, dicho modelo comprende un completo procedimiento de denuncia de
hechos ilícitos, el que asegura la identidad y confidencialidad del denunciante.
d) ¡El directorio ha implementado un Código de Conducta Ética, que
define los principios que guían el actuar de todo su personal,
independiente del vínculo contractual con ella, y cuenta con
procedimientos adecuados para capacitar a su personal respecto de
tales principios.
Explicación
La Sociedad se rige por un Código de Ética aprobado por el Directorio y conocido por
toda la organización.
Las disposiciones del código forman parte del material y presentaciones de inducción
de los nuevos trabajadores, y deben ser conocidas y aceptadas todo trabajador de la
Sociedad.
B. Otras prácticas adoptadas por la sociedad, referidas a las materias de este
numeral.
a) ¡La Sociedad ha certificado en estándares ISO 9001:2008 el Proceso de Inversión de
los Recursos de los Fondos de Pensiones y el Proceso de Contabilidad de los Fondos
de Pensiones.
b) |La Sociedad ha certificado conforme a la Ley N*20. 393, su Modelo de Prevención de
Delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho.
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